11 yếu tố chắc chắc giúp bạn lựa chọn phần mềm CRM hoàn hảo

Theo thống kê các doanh nghiệp tại các nước phát triển cho thấy, họ nhận được 771% ROI từ việc đầu tư vào CRM. Đối với mỗi đô la chi tiêu, CRM trả lại cho doanh nghiệp 8.71 đô la.

Điều này giải thích tại sao các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô, ngành và đối tượng mục tiêu, muốn có một CRM trong hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là 11 yếu tố chắc chắc giúp bạn lựa chọn phần mềm CRM hoàn hảo

1. Dễ dàng cài đặt và sử dụng

Bạn có cần người quản lý để giúp vận hành một phần mềm quản lý khách hàng cho bạn không? Bạn sẽ cần một vài tuần để hiểu về CRM trước khi bạn thực sự bắt đầu sử dụng nó?

Gạt những lo ngại ấy qua đi!

CRM được xây dựng để sale có thể tập trung vào việc tìm hiểu và bán hàng. Tìm hiểu cách một CRM hoạt động không phải là việc mà sale cần dành thời gian. Thật không may, nhiều nhà quản lý sale tự lựa chọn phần mềm CRM và chuyển nó qua cho các nhân viên bán hàng của họ. Kết quả là một công cụ tuy đắt giá nhưng lại ko được dùng do việc áp dụng kém và năng suất nhóm thấp.

Về phần mình, những đại diện kinh doanh khá rõ ràng về mong muốn của họ. Theo Inside CRM, 55% sale thích tính năng dễ sử dụng hơn bất kỳ tính năng nào khác của CRM.

Hầu hết các CRM bắt đầu với một bản dùng thử miễn phí của sản phẩm, thường từ 15 đến 30 ngày. Sử dụng khoảng thời gian dùng thử này để cho đội ngũ của bạn khám phá CRM và tìm hiểu suy nghĩ của họ:

• Giao diện người dùng có đủ trực quan để quản lý được các khách hàng tiềm năng mới từ các phương tiện như email không?
• Bạn có cần tiếp tục nhập dữ liệu khách hàng tiềm năng vào phần mềm không?
• Đội ngũ của bạn có thường xuyên cần sự hỗ trợ để sử dụng phần mềm không?

Nếu đội ngũ của bạn có thể đăng ký, đăng nhập và tìm được cách sử dụng CRM trong ít ngày thôi (thay vì phải vài tuần), bạn hãy lựa chọn CRM đó. (Xem thêm Vtiger module – tính năng phục vụ cho bán hàng)

2. Trọn gói những điều bạn muốn trong 1 phần mềm

Cái bạn muốn: một công cụ để quản lý khách hàng tiềm năng, gửi email, thực hiện cuộc gọi, quản lý giao dịch, tạo báo cáo và theo dõi hành trình của khách hàng từ đầu đến cuối.

Cái bạn không muốn: chuyển đổi giữa ứng dụng email, tệp Excel, lịch và điện thoại trong quá trình tương tác.

Trên thực tế: theo khảo sát của Accenture, 59% sale sử dụng quá nhiều công cụ bán hàng.

Giải pháp: hãy lựa chọn phần mềm CRM cho bạn những yếu tố cần thiết: tích hợp với điện thoại, email, báo cáo, và tính điểm khách hàng (lead scoring). Tìm hiểu cách hoạt động của nó áp dụng cho các trường hợp cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể gửi email số lượng lớn để chạy các chiến dịch kinh doanh từ CRM không? Bạn có thể mua số điện thoại và thực hiện cuộc gọi ngay lập tức từ CRM? Đây là một lý do tại sao bạn nên tận dụng tối đa thời gian dùng thử miễn phí của mình. Bạn có thể khám phá mọi khía cạnh của CRM. (Xem thêm các tính năng của phần mềm  CRM: Vtiger extension)

3. Quản lý giao dịch của bạn từ một màn hình (thay vì dùng nhiều tab)

Một trong những điểm khác biệt chính giữa Excel và CRM là khả năng trực quan hóa hệ thống của bạn. Bạn có thể liệt kê các giao dịch của mình trong Excel, nhưng ở đó không có cách nào để nhanh chóng có được nội dung đằng sau mỗi giao dịch, những cuộc trò chuyện mà bạn đã có, những người bạn đã liên lạc, số lượng giao dịch bạn có thể mong đợi để kết thúc trong tháng này. Với CRM, bạn có được tất cả những điều này và hơn thế nữa. Bạn nhìn vào một màn hình và tìm hiểu chính xác có bao nhiêu giao dịch mới, lên được bàn đàm phán, thắng, hay thua…

4. Tạo báo cáo nhanh chóng và chính xác

Báo cáo là cốt lõi của mỗi người quản lý kinh doanh. Bạn muốn phân tích và dự báo doanh số của bạn; mỗi đại diện trong nhóm của bạn cần phải biết những gì họ làm là đúng và nơi nào họ có thể làm tốt hơn.

Nhưng làm thế nào để lựa chọn phần mềm CRM giúp bạn dễ dàng tạo báo cáo? Khi bạn đăng ký, bạn bắt đầu với một bộ báo cáo mẫu. Chúng hoạt động cho các trường hợp sử dụng thường xuyên, nhưng bạn cũng có các tùy chọn để tạo báo cáo tùy chỉnh. Và nếu bạn muốn xem nhiều báo cáo trên một màn hình, hãy yêu cầu hỗ trợ. ( Xem thêm tính năng báo cáo của Vtiger opensource)

5. Nghiên cứu dễ dàng hành vi khách hàng của bạn

“Dữ liệu là một loại dầu mới”, câu nói này được Clive Humby, một nhà toán học Sheffield tuyên bố, trở lại vào năm 2006. Các doanh nghiệp bắt đầu nhận ra rằng người tiêu dùng kỹ thuật số đã để lại dấu vết của dữ liệu hành vi; nếu các doanh nghiệp muốn theo kịp, họ phải bắt kịp. Các trang web và ứng dụng được thiết kế lại để thu thập dữ liệu này ở mức chi tiết.

Khi một CRM giúp bạn theo dõi hành vi của khách hàng, bạn sẽ có được bối cảnh vô giá trong hành trình từ đầu đến cuối của khách hàng. Điều này cho phép bạn tạo các cuộc hội thoại có liên quan với khách hàng của mình. Và các cuộc trò chuyện có liên quan có thể là sự khác biệt giữa một thỏa thuận bị mất và một thỏa thuận mới.

6. Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Hiện tại, nhân viên bán hàng chỉ dành 35,9% thời gian để bán hàng. Một phần lớn thời gian lặp lại được dành cho các công việc phổ thông và nhập dữ liệu vào CRM theo cách thủ công.

Trong một thế giới lý tưởng, việc tự động hóa mọi thứ trừ việc gọi điện sẽ hoàn hảo. Nhưng hãy nghĩ một mặt khác, đây là một số đặc điểm tự động hóa bạn nên tìm kiếm trong CRM của mình:

• Gửi email hàng loạt
• Ghi nhật ký cuộc gọi tự động
• Quy trình làm việc: thiết lập các hành động dựa trên việc kích hoạt sự kiện (ví dụ: thay đổi trạng thái tiềm năng của người dùng thành khách hàng của bạn khi có một thỏa thuận)
• Phân công các đại diện kinh doanh theo khu vực

7. Yêu cầu tùy chỉnh CRM phù hợp với quy trình của bạn

Trong thời đại SaaS (Software as Service), tùy biến là vua. Bạn đã mua CRM. Bạn muốn biến nó thành của riêng bạn. Đây cũng là một cơ hội tốt để tìm hiểu xem CRM có chú ý đến chi tiết hay không. Việc cho phép bạn thay đổi ngôn ngữ mặc định trong CRM, từ tiếng Anh sang ngôn ngữ địa phương có thể rất quan trọng ở các quốc gia nơi tiếng Anh không phải là ngôn ngữ địa phương. Khả năng tổng quát để sửa đổi các chức năng CRM phù hợp với nhu cầu kinh doanh B2B hay B2C của bạn là rất quan trọng để có thể áp dụng.

8. Tích hợp với các ứng dụng yêu thích của bạn

Tất nhiên, mục đích của việc tích hợp là tập hợp nhiều công cụ, do đó bạn không cần phải chuyển nhiều công cụ trong quá trình sử dụng. Kết nối CRM với các ứng dụng hàng ngày như email, lịch, chat… và áp dụng cả các lệnh tự động như tự động gửi thông báo vào telegram khi có khách hàng mới đăng ký… sẽ giúp công việc của bạn trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

9.  Lựa chọn phần mềm CRM có phiên bản di động

Trong một cuộc khảo sát, có đến 65% các công ty kích hoạt CRM di động đã đạt được mục tiêu doanh số của họ, so với chỉ có 22% các công ty đạt được doanh số mục tiêu mà không có CRM di động. Khoảng cách đáng kể này có thể sẽ tăng lên, vì doanh số không còn bị giới hạn ở CRM máy tính để bàn: 81% đại diện cho biết họ truy cập CRM của họ bằng nhiều loại thiết bị.

Vì vậy, khi bạn đánh giá:

1. Hãy tìm hiểu xem CRM bán hàng có phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động hay không
2. Kiểm tra trực tiếp xem phiên bản di động có tốt không, nếu chúng không tốt bằng các máy tính để bàn.

10. Có đội ngũ hỗ trợ là người thật

Một CRM bán hàng có thể có chính xác các loại tính năng mà bạn đang tìm kiếm, nhưng không có sự hỗ trợ thích hợp thì bạn vẫn nên suy nghĩ nhiều lần trước khi mua. Cũng là một đơn vị hỗ trợ phần mềm CRM tại Việt Nam (vtiger partner in vietnam) chúng tôi cho rằng bạn nên xem nét hai điều:

• Con người của nhóm hỗ trợ? Có phải họ đang đối xử với bạn như một người bán vé, bán xong và kết thúc? Hay họ phải cần nhiều nỗ lực hơn để giải quyết các truy vấn của bạn?
• Họ hỗ trợ trên các phương tiện nào? Chỉ email thôi? Cả email và trò chuyện? Điện thoại thì sao? Những kênh nào là miễn phí và được trả tiền? còn nếu họ có trụ sở ở gần bạn thì đó sẽ là một phương án tốt nhất

11. Giá phù hợp (và không làm cho bạn băn khoăn)

Trung bình các doanh nghiệp chi 150 USD/người dùng/tháng cho CRM của họ, với 61% chi tiêu trên 50 USD/người dùng/tháng. Nhưng đó chỉ là một phần của câu chuyện; các doanh nghiệp cuối cùng cũng đầu tư vào những công cụ khác để tính điểm khách hàng, tự động hóa tiếp thị và theo dõi hành vi người dùng, bởi CRM của họ không đi kèm với các chức năng này. Nói cách khác, các doanh nghiệp đang chi tiêu cho một CRM cộng với một loạt các công cụ khác để giảm thiểu chi phí mà không hiệu qủa bằng.

Tìm kiếm sự cân bằng giữa các tính năng quan trọng và giá cả phải chăng là khó, nhưng không nằm ngoài tầm với. hãy lựa chọn phần mềm CRMmà bạn không cần phải trả tiền cho những tính năng mà bạn không sử dụng, và bạn vẫn có thể mở rộng các tính năng khi Công ty bạn đã phát triển hơn. Về điểm này tôi tin Vtiger CRM là một sự lựa chọn hòa hảo.