8 mẹo tối ưu hóa hệ thống CRM mang lại hiệu quả cao nhất

Hãy giả sử rằng bạn đã mua một hệ thống CRM hàng đầu cho công ty của bạn. Việc thực hiện diễn ra suôn sẻ và mọi người đều thích nghi khá nhanh, nhưng lại không đem lại nhiều hiệu quả.

Trước khi bạn thật sự sử dụng hệ thống CRM, hãy suy nghĩ xem bạn đã có chiến lược dịch vụ phù hợp hay chưa. Việc mắc kẹt với các phương pháp cũ sẽ cản trở khả năng tận dụng tối đa các tính năng phần mềm quản lý khách hàng CRM của bạn, đặc biệt khi nói đến các tính năng hiện đại và phát triển sự mong đợi của khách hàng.

1. Tự động hóa các tác vụ cơ bản

Khi được hỏi tại sao họ không tự động hóa, nhiều chủ doanh nghiệp nói rằng họ không có đủ thời gian. Và mặc dù bạn mong muốn họ sẽ bán toàn thời gian, thực tế việc bán hàng chỉ chiếm một phần ba trong số các tác vụ hằng ngày của họ.

Tại sao tất cả chúng ta nên tự động hóa? Nó đơn giản là vì để tạo ra sức hút với khách hàng không phải là chuyện một lần.

Tự động hóa tác vụ có lẽ là tính năng phần mềm quản lý khách hàng CRM hữu ích nhất mà bạn đã khám phá. Thay vì bận rộn lên lịch các cuộc gọi với đại lý bán hàng, bạn có thể dùng hệ thống CRM của mình để hoàn thành việc đó cho họ. Bạn cũng có thể giới thiệu email tự động cho những khách hàng mới và các khách hàng cũ, chuyển hướng các email đó đến cơ sở dữ liệu của bạn và sử dụng hàng trăm thủ thuật tự động hóa khác để dành thời gian cho các tác vụ quan trọng hơn. Trong một số trường hợp, nhà cung cấp CRM thậm chí sẽ cho phép bạn viết các nhiều câu lệnh để tự động hóa các tác vụ chưa có trong hệ thống. Có rất nhiều chức năng tự động hóa bán hàng để bạn lựa chọn, tất cả những gì bạn phải làm là xác định những gì phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

2. Thu thập trí thông minh kinh doanh từ số liệu CRM của bạn

Một công cụ CRM tốt sẽ không chỉ cải thiện mối quan hệ khách hàng mà còn cung cấp những hiểu biết có giá trị về tình trạng doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn không học được gì từ nó trong nhiều năm qua, thì bạn đã đánh giá thấp sức mạnh của nó.

Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng hệ thống CRM là thông tin của khách hàng được tổng hợp trong một nguồn duy nhất. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng lấy và phân tích nhu cầu của khách hàng, dễ dàng liên hệ các thông tin lại với nhau mà không mất thời gian để tìm ra các giải pháp tốt nhất. Với khả năng như vậy trong tầm tay, nó có thể thay thế cho các báo cáo và các thống kê cơ bản chúng ta thường làm.

Thêm vào đó, phần mềm CRM rất chuyên nghiệp trong việc thích ứng hỗ trợ bán hàng và có rất nhiều phần mềm có thể hỗ trợ bạn trước khi bạn thực sự bắt đầu bán hàng. Đó có thể là các đánh giá của người mua tiềm năng, sự kỳ vọng của họ, và nó dạy bạn cách tiếp cận các nhóm khách hàng khác nhau.

3. Tạo và duy trì hồ sơ của các khách hàng có lợi nhuận

Với tất cả dữ liệu khách hàng được lưu trữ tại một nơi, bạn sẽ có được cái nhìn tổng thể về cách bạn đã làm việc với một khách hàng hoặc một vấn đề cụ thể. Bạn có thể dễ dàng điều hướng toàn bộ giao tiếp của mình trong một trường hợp cụ thể và dự đoán khách hàng sẽ gặp vấn đề gì. Đây là cách hệ thống CRM giữ cho dịch vụ của bạn nhất quán và cách nó biến các mối quan hệ chất lượng thành một tiêu chuẩn dễ nhận biết.

Thay vì đoán khách hàng có lợi nhuận cao nhất của bạn là ai, bạn có thể sử dụng CRM của mình để phân biệt và ưu tiên các yêu cầu của họ. Lưu ý rằng điều này không có nghĩa là bỏ tất cả các khách hàng khác sang một bên – thay vào đó, bạn sẽ chỉ ưu tiên các yêu cầu quan trọng được xử lý đúng lúc và đúng người.

4. Đặt hệ thống CRM của bạn vào trung tâm của chiến lược tiếp thị

Một điều khác mà bạn có thể đã cố gắng làm là sử dụng trí thông minh CRM để phát triển các chiến dịch tiếp thị. Tất nhiên, nó cung cấp một số hiểu biết quan trọng về cách tiếp cận một thị trường cụ thể và nó thường tiết lộ các chiến thuật thành công nhất.

Nói tóm lại, hình thành các mối quan hệ lâu dài sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn tiếp cận khách hàng theo cách họ muốn được tiếp cận. Đó là những gì CRM sẽ dạy cho bạn, cùng với thông tin về thị trường nào có tính tương tác cao nhất, sản phẩm hay dịch vụ nào được mong muốn nhất và kênh hỗ trợ nào có lưu lượng truy cập nhiều nhất.

5. Đồng bộ hóa CRM của bạn với các công cụ quan trọng khác

Các dữ liệu tài khoản được thu thập trên CRM có thể hỗ trợ tất cả các phần mềm/hệ thống quản lý doanh số của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp không bao giờ là đủ. Với ý tưởng có thể kết nối CRM với giải pháp ERP của mỗi khách hàng và thêm một quy trình quản lý truy vấn hoàn toàn tự động dữ liệu. Công cụ CRM cũng sẽ hoạt động đồng bộ với các nhà cung cấp dịch vụ email và lịch hẹn của bạn, do đó không cần phải nhập hai lần thông tin.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, CRM của bạn phải (không có bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào!) được kết nối với hồ sơ truyền thông xã hội của bạn. Lý do cho điều này là sự lắng nghe mạng xã hội – các cuộc hội thoại diễn ra trên các phương tiện truyền thông xã hội như Facebook, Twitter hoặc LinkedIn ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu của bạn và bạn nên biết về chúng mọi lúc.

6. Tự động tổng hợp và đánh giá

Nhiệm vụ chính của hệ thống CRM là theo dõi thông tin liên lạc, mỗi tác vụ bao gồm cả khách hàng và các nhân viên. Điều này có nghĩa là hệ thống CRM là một trong những phương tiện tốt nhất để đánh giá và thưởng cho các nhân viên theo hiệu suất.

Khi các nhân viên có thao tác với khách hàng thì hệ thống sẽ tự động cập nhật và ghi nhận lịch sử. Từ đó có thể tính toán và khen thưởng một cách chính xác về họ. CRM không chỉ giúp bạn sắp xếp và phân chia công việc một cách đồng đều mà còn có thể giúp họ có thể giải quyết các vấn đề trong chuyên môn của họ, thay vì nhận các nhiệm vụ mà họ không thể xử lý.

7. Tùy chỉnh CRM

CRM là nơi khách hàng gặp bạn lần đầu tiên và bạn nên tạo ấn tượng đầu tiên tốt cho một mối quan hệ lâu dài và tích cực. Bạn nên nghĩ về nó như bộ mặt thực tế của nhóm hỗ trợ khách hàng của bạn và là tác nhân gây ảnh hưởng chính đến suy nghĩ của khách hàng về việc bạn là ai và bạn làm gì.

Một ý tưởng tuyệt vời khác là cải thiện điều hướng và đảm bảo trải nghiệm người dùng liền mạch, vì đây là cách tốt nhất để tránh mắc lỗi và giao hàng thất bại. Giống như bất kỳ phần mềm tự động nào, việc sử dụng tự động hóa bán hàng có thể được tối đa hóa với việc làm phù hợp.

8. Luôn cập nhật dữ liệu khách hàng

Nếu bạn muốn CRM của bạn duy trì các liên hệ tốt, bạn cần cập nhật dữ liệu của họ một cách thường xuyên. Với một bản ghi chi tiết của từng khách hàng trong tay, bạn đã thắng được việc mất thời gian thu thập thông tin một khi mối quan hệ của bạn bắt đầu phát triển. Thay vào đó, bạn sẽ tập trung vào những gì thực sự quan trọng – như là việc chốt một thỏa thuận. Và để hỗ trợ bạn trong việc này thì phần mềm Vtiger crm sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp bạn vừa tiết kiệm thời gian

Bạn có thể thấy rằng, theo sát khách hàng và tìm hiểu mong muốn của họ sẽ cho họ thấy rằng bạn thực sự đang lắng nghe và bạn luôn ở đó để phục vụ họ. Và vtiger extension sẽ giúp bạn giải quyết tốt nhất vấn đề này!