9 dấu hiệu bạn cần phải thay thế phần mềm CRM ngay

Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết, nếu bạn bỏ lỡ các lần theo dõi, nếu đại lý của bạn có tài khoản chồng chéo và họ vẫn gửi rất nhiều email hàng ngày… thì bạn cần xem xét kỹ về CRM của mình. Dưới đây là 9 dấu hiệu bạn cần phải thay thế phần mềm CRM ngay:

1. Việc theo dõi khách hàng trở nên khó khăn hơn

Là tính năng chính của CRM, việc theo dõi khách hàng tiềm năng và khách hàng thân thiết là một cách hiệu quả để tăng sự chuyển đổi. Nhưng nếu bạn thấy những cách mới để theo dõi khách hàng tốt hơn, bạn có thể muốn xem xét CRM hiện tại của mình. Nếu phương pháp quản lý các mối quan hệ khách hàng hiện tại của bạn không hiệu quả, bạn có thể thử thay thế hệ thống của mình. Tuy nhiên, việc thay thế hoặc nâng cấp phần mềm quản lý khách hàng của bạn có thể không giải quyết được hoàn toàn vấn đề này, bạn cũng nên kiểm tra các quy trình để biết các tác nhân cản trở khả năng theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn.

2. Việc tự động theo dõi và nhắc nhở hoạt động kém

Nếu việc theo dõi và chuyển đổi khách hàng tiềm năng của bạn hoạt động tốt, và bạn có thể theo dõi tất cả các liên hệ, thì kết quả công việc sẽ thuận buồm xuôi gió, phải không? Sai rồi. Bạn phải theo dõi các liên lạc một cách thường xuyên, thường thì các nỗ lực này rất dễ bị bỏ qua. Để làm điều này, một CRM phải có khả năng đồng bộ hóa lịch và email để bạn có thể biêt các nhắc nhở về ngày, thời gian và các thông tin quan trọng. Giải pháp CRM (Ví dụ: vtiger support) của bạn có thể tự động hóa quy trình này.

3. Doanh nghiệp của bạn đã trở nên quá lớn đối với hệ thống của bạn

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đang trải qua sự tăng trưởng và chính vì lý do này mà họ cần nhiều hơn từ các công cụ CRM. Các tổ chức này cần một CRM đủ khả năng đảm bảo các nhu cầu ngày càng tăng của họ. Thật không may, việc lựa chọn CRM cho các công ty đang phát triển là một quyết định không quá không ngoan và đôi khi cần sự trợ giúp bên ngoài. Một hệ thống CRM tốt phải có khả năng theo dõi năng suất và hiệu suất, tạo danh sách nhiệm vụ, lịch, cảnh báo và nhắc nhở để giúp doanh nghiệp giao dịch tốt hơn với khách hàng. Đây là một trong những thời điểm mà toàn bộ hệ thống CRM cần được tối ưu hóa. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, đừng bao giờ để giá tiền ngăn cản bạn thay thế phần mềm CRM vì có rất nhiều giải pháp tốt khác dành cho bạn.

4. Giao tiếp với khách hàng bên ngoài CRM của bạn

Các giải pháp CRM được xây dựng để tạo thuận lợi cho việc giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng. Đây là lý do tại sao một khi giao tiếp xảy ra bên ngoài hệ thống của bạn, thì việc thay thế phần mềm CRM của bạn là cần thiết. Vấn đề nằm ở chỗ việc giao tiếp bên ngoài hệ thống sẽ lấy đi khả năng của người dùng trong việc quản lý trải nghiệm khách hàng, đây là một phần rất quan trọng trong khâu quản lý quan hệ khách hàng. Giữ liên lạc với khách hàng có thể giúp các công ty tìm hiểu thêm về khách hàng, ví dụ như thói quen mua hàng và sở thích của họ. Các giao tiếp này có thể thực hiện thông qua email, thường đi kèm với các hệ thống dưới dạng tính năng tích hợp.

5. Nhân viên mới bị nhầm lẫn về các tài khoản hiện có

Khi một đại lý mới tiếp quản một tài khoản, sự nhầm lẫn về tình trạng và nhu cầu của khách hàng là cần phải hạn chế. Việc này thường xảy ra với các thay đổi như khi nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ hưu. Không nên cho phép một cá nhân sở hữu độc quyền một tài khoản và công cụ CRM vì việc này không có lợi cho sự nhất quán của các tương tác khách hàng. Tất cả các đại lý phải được mở rộng hỗ trợ cho khách hàng thông qua hệ thống của bạn. Nếu sự nhầm lẫn xảy ra, thì đó là thời gian để xem xét và thay thế phần mềm CRM của bạn.

6. Bạn cần tích hợp thêm ứng dụng của bên thứ ba

Phần mềm CRM không nên bị coi là một cơ sở lưu trữ dữ liệu. Vấn đề này càng trở nên trầm trọng hơn do CRM không có khả năng làm việc với phần mềm của bên thứ ba như khâu Nhân sự, Thương mại điện tử và các công cụ kế toán. Tình huống này nói lên các giới hạn cho khả năng của hệ thống. Các tình huống thường gặp như báo cáo CRM không bao gồm dữ liệu ứng dụng của bên thứ ba, nhập dữ liệu theo cách thủ công, và phần mềm của bạn không tương thích để xuất file sang các công cụ khác… thì có nghĩa là CRM của bạn cần được thay thế. Hãy đảm bảo rằng hệ thống thay thế mới của bạn có đủ các tích hợp ứng dụng của bên thứ ba hoặc có thể xây dựng các tích hợp của riêng nó.

7. Khi nhân viên của bạn gửi email theo cách thủ công

Một công cụ CRM tốt sẽ tự động hóa mọi khía cạnh của quy trình bán hàng, bao gồm việc tạo và phân phối email. Khi nhân viên của bạn bắt đầu nhập và gửi email thủ công cho khách hàng, rất có thể hệ thống của bạn đang không hoạt động tốt. CRM được xây dựng để tạo và gửi email tự động, các quy trình phù hợp với lý tưởng kinh doanh và quản lý trải nghiệm khách hàng. Cần phải đảm bảo rằng tất cả các email đều phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Nếu phần mềm CRM của bạn hoạt động không tốt vậy bạn cần thay thế phần mềm CRM ngay.

8. Hệ thống của bạn không đáp ứng nhanh chóng với các tương tác trang web của khách hàng tiềm năng

Các trang web là nơi tạo ra khách hàng tiềm năng và bán hàng, nhưng nếu CRM của bạn chiếm quá nhiều thời gian để phản hồi với họ, những khách hàng tiềm năng này có thể sẽ bỏ đi. Hệ thống của bạn không nên tốn vài giờ đồng hồ chỉ để thực hiện hành động đối với các khách hàng tiềm năng trên trang web của bạn. Một CRM tốt sẽ chăm sóc khách hàng tiềm năng bằng cách gửi email tự động nhưng được cá nhân hóa cho khách hàng, qua đó, mối quan hệ với khách hàng tiềm năng có thể bị giả mạo. Bây giờ nếu CRM của bạn không làm điều này, có lẽ đã đến lúc thay thế phần mềm CRM của bạn.

9. Khi bạn dựa vào nhân viên bán hàng để hỗ trợ khách hàng

Các ứng dụng CRM phải có khả năng cho phép bất kỳ nhân viên nào hỗ trợ các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng. Vì vậy, khi bạn bắt đầu dựa vào nhân viên bán hàng để hỗ trợ khách hàng, thì hệ thống của bạn có một số vấn đề và có thể chúng cần phải thay thế. Hãy nhớ rằng các công cụ CRM được xây dựng để cải thiện sự tương tác của bạn với khách hàng, tạo tính nhất quán và trong các tiêu chuẩn của bạn. Điều này có nghĩa là bất kỳ nhân viên nào cũng có thể hỗ trợ khách hàng thông qua phần mềm CRM của bạn. Nếu hệ thống hiện tại của bạn không có khả năng thực hiện việc này, thì bạn có thể xem xét thay thế phần mềm CRM mới.