Trong quá trình kinh doanh đôi lúc bạn sẽ phải nợ khách hàng một khoản tiền hoàn lại cho một giao dịch mà bạn đã lập hóa đơn. Có thể trên hóa đơn đó bạn đã thêm chiết khấu 5% thay vì giảm 10% như đã hứa trong một thỏa thuận trước đó. Hoặc bạn ghi sai thông tin trên hóa đơn của họ. Trong đó đặt thuế suất là 10% thay vì 8%. Để hoàn thành việc hoàn tiền bạn cần lưu lại thông tin trên file quản lý tín dụng. Tuy nhiên khi sử dụng Vtiger CRM bạn chỉ cần tạo credit notes nhanh chóng bằng một nhấp chuột và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình chuyển hoàn.
Quản lý tín dụng trong Vtiger CRM
Khi sử dụng Vtiger bạn có thể dễ dàng quản lý credit notes ngay trong CRM. Chỉ với 1 vài thao tác đơn giản bạn có thể tạo một credit note chỉ định số tiền bạn nợ khách hàng của mình. Và trong khi lập hóa đơn cho khách hàng vào lần tiếp theo thì hãy áp dụng ghi chú đã tạo trên hóa đơn để tự động điều chỉnh số tiền thanh toán. Bạn cũng có thể áp dụng một credit notes trên hóa đơn của khách hàng qua nhiều lần cho đến khi số tiền bạn nợ được trả hết.
Tạo một credit notes từ một hóa đơn bằng một nhấp chuột
Khi bạn gửi hóa đơn sai cho khách hàng hoặc bỏ lỡ một lô hàng bạn phải hoàn trả toàn bộ số tiền trên hóa đơn. Trong những trường hợp như thế này bạn chỉ cần đến một click chuột là có thể tạo một credit notes từ hóa đơn. Khi bạn lựa chọn như vậy, Vtiger sẽ tự động điền trước thông tin đặt hàng từ hóa đơn. Bởi khách hàng nhận được tiền hoàn lại đầy đủ nên bạn không phải thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với ghi chú. Khi một credit notes đã được tạo bạn có thể đối chiếu nó với hóa đơn để cân bằng giao dịch. Như vậy quá trình này không chỉ giúp bạn tiết kiệm được thời gian mà còn loại bỏ những lỗi thủ công trong quá trình quản lý tín dụng.
Còn nếu trong trường hợp tín dụng một phần, Vtiger cho phép bạn chỉnh sửa số lượng và giá trong credit notes . Ví dụ một khách hàng đã hủy 40% đơn hàng. Vì vậy, trong khi tạo tín dụng từ hóa đơn bạn có thể tùy chỉnh giảm giá trị số lượng để có số phần trăm tương ứng với đơn hàng.
Tự động phê duyệt credit notes
Khi tạo credit notes với số tiền lớn thường cần sự chấp thuận của người quản lý trước khi gửi cho khách hàng. Bởi vậy, với quy trình phê duyệt của Vtiger bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ quy trình phê duyệt tín dụng. Bạn chỉ cần dành ra 1 phút để thiết lập cài đặt quy trình quản lý tín dụng.
Tạo báo cáo về credit notes đã ban hành
Phần mềm Vtiger cho phép người dùng tạo báo cáo tùy chỉnh về credit notes để theo dõi những lý do, tỷ lệ hóa đơn, số lượng ghi chú được tạo theo các mốc thời gian: tuần, tháng, năm,…Từ đó có thể có những điều chỉnh cải thiện quy trình nội bộ của bạn. Chẳng hạn như việc bạn có thể tạo báo cáo chi tiết phân tích rõ lý do tạo credit notes trong một tháng. Qua báo cáo có thể thấy rằng cho chậm giao hàng thì bạn có thể thực hiện các biện pháp để giảm độ trễ vận chuyển hoặc tăng thời gian giao hàng đảm bảo đúng thời gian hàng đến tay khách hàng.
Trên đây là những thông tin về credit notes liên hệ với chúng tôi ngay để nhận Vtiger support từ Innocom. Đơn vị triển khai phần mềm quản lý khách hàng Vtiger tại Việt Nam.
