UPDATE CÔNG NGHỆ: Giải pháp tổng đài TELESALES 4.0 – Tiết kiệm 15 lần chi phí

Trước khi bắt đầu giới thiệu về giải pháp tổng đài telesales mới này, chúng ta hãy cùng làm một phép thử

• Chi phí tổng đài telesales cũ: Giả sử một nhân viên sale gọi 4 tiếng/ ngày và thời gian thực gọi là 3 tiếng ( trừ thời gian lọc số, ghi chép thông tin, nhầm số…) tức là 180 phút/ ngày. Giả định chi phí là 1000 vnd/ 1 phút và thời gian gọi trong tháng là 22 ngày => Như vậy tổng chi phí telesale là khoảng 4 triệu/ người/ tháng.
• Chi phí tổng đài 4.0: Một nhân viên sử dụng 3 sim từ 3 nhà mạng viettel, mobile, vina thông qua giải pháp tổng đài 4.0, mỗi sim 90k => Như vậy chi phí tổng đài telesales là khoảng 270k/ người/ tháng.

Chỉ một giả định đơn giản bạn có thể nhận thấy chi phí chênh lệch giữa giải pháp tổng đài cũ và giải pháp tổng đài mới là rất lớn, đặc biệt với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên telesale đông thì chi phí sẽ còn là siêu tiết kiệm. Đây là giải pháp tiên tiến đang được một số doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng. Cụ thể ra sao, sẽ được trình bày dưới đây:

1. Mô hình giải pháp tổng đài 4.0

Giải pháp tổng đài telesales bao gồm các thiết bị:

• Cổng chia sim – Sim Gateway: Có nhiệm vụ chuyển cuộc gọi đến các sim thuộc mạng mà khách hàng đang sử dụng, tự động nạp tiền vào sim khi đến thời gian khuyến mãi, căn thời gian kết thúc cuộc gọi trong thời lượng được khuyến mãi ( vd: dưới 20p được miễn phí cước gọi thì đến phút 19 sẽ tự động ngắt)
• Máy chủ tổng đài: ghi âm các cuộc gọi, lưu lịch sử cuộc gọi, điều hướng đến những máy telesale không bận, trao đổi thông tin với hệ thống CRM, tạo lời chào tự động
• IP phone (điện thoại bàn gọi qua mạng), Softphone (ứng dụng điện thoại từ máy tính, app điện thoại), mobile phone (Hoặc điện thoại cố định từ FPT, 1800, 1900): cổng gọi ra và nhận cuộc gọi đến
• CRM – Phần mềm chăm sóc khách hàng: Tự động quay số theo danh sách khách hàng, lưu trữ thông tin từ tổng đài, tra thông tin khách hàng để hiện tên và thông tin trên máy khi khách hàng gọi đến

2. Cách thức hoạt động

Tùy theo nhu cầu và loại thiết bị gọi ra mà doanh nghiệp có mà cách thức hoạt động của tổng đài sẽ điều chỉnh theo, về cơ bản hệ thống sẽ hoạt động như sau:

• Gọi ra: CRM chuyển dữ liệu khách hàng lên máy chủ tổng đài để tự động quay số, máy chủ xác nhận mạng mà khách hàng đang dùng thông qua công chia sim và chuyển cuộc gọi qua thiết bị IP phone/ Softphone/ Mobile phone/ điện thoại cố định mà nhân viên tư vấn đang sử dụng. Telesale trao đổi với khách hàng và cuộc gọi sẽ được ghi âm vào máy chủ chuyển về CRM. Sau khi kết thúc cuộc gọi 1, hệ thống tự động xem danh sách và quay số cuộc gọi tiếp theo
• Gọi vào: Khi khách hàng liên hệ đến tổng đài, cuộc gọi sẽ được chuyển đến máy chủ và chuyển lên CRM để xác nhận tên, thông tin khách hàng. Máy chủ sau đó điều hướng cuộc gọi đến đúng số máy của nhân viên chăm sóc khách hàng đó hoặc số máy khác đang không bận đường dây. Telesale nhấc máy và nhìn trên màn hình thấy tên, thông tin khách hàng và tư vấn cho khách. Cuộc gọi được ghi âm lưu trên máy chủ tổng đài và CRM

3. Tại sao gọi là Giải pháp tổng đài 4.0

• Kết nối các thiết bị: Hệ thống kết nối phần mềm với thiết bị điện thoại cũng như phần mềm CRM thông qua nền tảng Internet. Trao đổi dữ liệu và giao tiếp hiệu quả giữa các thiết bị này
• Xử lý đồng thời nhiều thông tin cuộc gọi, khách hàng. Hệ thống đã được thử nghiệm áp dụng cho cả những tổng đài với hàng nghìn nhân viên Telesale
• Tự động hóa: tự động quay số, truy cập và cung cấp thông tin, ghi nhận cuộc gọi hoàn toàn không cần sự can thiệp thủ công. Tự động chuyển cuộc gọi sang các đường dây khác khi một đường dây không bắt máy

4. Ưu điểm tuyệt vời của giải pháp

• Chi phí phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như những doanh nghiệp lớn
• Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí
• Tiết kiệm 15 lần chi phí cuộc gọi so với hệ thống tổng đài cũ
• Quản lý tập trung toàn bộ thông tin thông qua máy chủ, CRM
• Phân quyền danh sách gọi, quản lý nhân viên telesale 
• Quản lý thời gian gọi ra
• Có các chức năng ưu việt: chuyển tiếp cuộc gọi đến các đầu số khác nhau của Công ty, cài đặt lời chào, gọi hội nghị….

Đây thực sự là một công nghệ hữu ích góp phần giúp tự động hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất của nhân viên Telesale. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về công nghệ mới này, đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tại SDT: 0942 8888 95

Có thể bạn quan tâm

• Auto Dial – Nâng cao năng suất telesales và 5 lý do nên sử dụng cho doanh nghiệp bạn

• Chatbox website – Kênh bán hàng xu hướng – 4 lý do dễ nhận thấy