English 
Quản lý kho hàng như 1 chuyên gia
Đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào, việc quản lý kho hàng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của công ty:
- Làm sao để bám sát được số lượng hàng hóa lưu trữ, cân đối lượng nhập và xuất kho để có kế hoạch kinh doanh đúng đắn?
- Làm sao để đảm bảo hàng luôn được xuất đi kịp thời, không bị hết hạn, lỗi thời?
- Làm sao có thể xác định chính xác vị trí của từng mặt hàng, xuất hàng đi nhanh chóng nhất khi có yêu cầu?
- Và làm sao để loại bỏ nguy cơ thất thoát hàng hóa đối với kho lưu trữ?
Nếu biết được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, cũng như giải quyết được các vấn đề nêu trên một cách dễ dàng, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển bền vững. Dưới đây là tập hợp một số kỹ năng, kinh nghiệm quản lý kho hàng trong lĩnh vực lưu trữ, có thể áp dụng cho cả kho hàng lớn hoặc nhỏ, kho thành phẩm hoặc kho nguyên vật liệu.
1. Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.
Theo đó FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ ưu tiên xuất ra trước. Thông thường sẽ áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép việc xuất nhập hàng trở nên thuận tiện thường xuyên.
Trong khi đó, LIFO (Last In, First Out) thì lại hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp và thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
Sự khác biệt vủa FIFO và LIFO
2. Quy hoạch kho theo khu vực
Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai đầu tiên để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau. Theo đó hàng hóa nên được bố trí theo từng khu vực gọn gàng dựa theo tính chất hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng.
Ví dụ, hàng cố định thì bố trí ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên thì được đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Còn hàng thực phẩm thì lưu ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu,….đặc biệt hàng hóa chất để ở vị trí riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng các loại hàng khác,… Tổ chức quản lý kho hàng chuyên nghiệp phải thiết kế lối đi thuận tiện cho các thiết bị nâng đỡ có thể tiếp cận hàng hóa dễ dàng. Đồng thời căn cứ vào bố trí này nên dán các bảng chỉ dẫn cụ thể, giúp các bộ phận khác có thể dễ dàng tiếp cận ngay khi cần thiết.
3. Sắp xếp theo mã SKU
SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể xác định ngay vị trí của hàng.
Ví dụ, một sản phẩm thời trang lưu tại khu B, kệ 2, tầng 03, ô 20, màu xanh dành cho nam có thể có mã SKU là B20320XN. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn cụ thể, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quá trình quản lý. Tuy nhiên cần hạn chế sử dụng các chữ hoặc số dễ nhầm lẫn như số 0 và chữ O, chữ L thường và i inh hoa. Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu như /, \,..cũng cần tránh vì có thể làm file excel hoặc phần mềm bị lỗi khi nhập liệu.
4. Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát
Sơ đồ quản lý kho hàng là gì? Đó là là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa. Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, người chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.
5. Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung thể hiện trong thẻ kho bao gồm thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên giao nhận,…)
Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ được đóng thành quyển, gọi là sổ kho. Và lưu ý, thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn của bộ Tài chính ban hành.
Vì hàng hóa biến động liên tục nên thẻ kho cũng phải cập nhật thường xuyên để số liệu thống nhất. Nếu điều này được thực hiện nghiêm chỉnh sẽ giúp quá trình thống kê, quản lý kho hàng hóa hiệu quả hơn, chủ doanh nghiệp sẽ theo sát được tình hình bán buôn – tồn kho để có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Nếu không may xảy ra thất thoát, sai lệch cũng sẽ sớm được phát hiện và giải quyết!
6. Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch
Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở phần trên hoặc kết hợp dùng hệ thống máy quét mã vạch. Theo đó khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất và quản lý hàng về sau.
7. Kiểm tra kho thường xuyên
Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực (thông thường 2-3 người trong vài ngày). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện, có thể thực hiện thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa.
Nếu bạn lo lắng về vấn đề mất quá nhiều thời gian và nhân lực để quản lý kho hàng thì phần mềm Vtiger sẽ tạo ra các thông báo qua email hoặc sms khi số lượng tồn kho tối thiểu không đủ, nhà cung cấp giao hàng chậm, hay đã đến ngày đặt hàng định kỳ…. để bạn không cần phải thường xuyên theo dõi một cách thủ công.
Thông qua kết quả kiểm tra, nhà quản lý cần có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót.
8. Lắp camera quan sát
Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng, mất cắp, đột nhập,….
9. Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho
Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)
Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng đầu vào. Yêu cầu nhân viên kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng tin cậy, đặc biệt là người thủ kho.
Song song đó, cần phân quyền cụ thể đối với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
10. Thực hiện quy trình quản lý kho hàng khoa học
Khi nhập hàng, xuất hàng, tạo nhãn hàng mới cần thực hiện tuần tự những bước nào? Do những ai chịu trách nhiệm?
Tương ứng với từng mô hình hoạt động cũng như tính chất hàng hóa mà mỗi công ty sẽ có những tiêu chuẩn khác biệt. Tuy nhiên quy trình quản lý hàng hóa cần được thống nhất từ sớm và tuân thủ, nhằm đảm bảo các khâu hoạt động trơn tru, hạn chế tối đa các sơ sót.
11. Mua phần mềm quản lý
Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.
Và với Vtiger CRM, công việc Quản lý kho chưa bao giờ chiếm của bạn ít thời gian như vậy. Hãy tham khảo bài viết quản lý kho như một chuyên gia với 7 tính năng của Vtiger CRM để biết Vtiger có thể giúp đỡ bạn nhiều đến thế nào.
12. Sử dụng dịch vụ lưu trữ
Là cách kiểm soát kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp hiện nay chọn lựa bởi tính tiện dụng và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị khác thay mình quản lý hàng hóa.
Hiểu một cách đơn giản, các đơn vị này có sẵn kho hàng và đầy đủ các điều kiện tiêu chuẩn để lưu trữ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp của bạn không cần mất chi phí đầu tư thuê mặt bằng kho riêng hay mất nhiều thời gian cho các công việc nêu trên (tổ chức nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho,…), mọi vấn đề sẽ do dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm.
Trên đây bạn cũng thể thấy được tằng phần mềm Vtiger sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý kho hàng. Innocom tự hào là đơn vị cung cấp vtiger support số 1 tại Việt Nam. Nếu còn gì thắc mắc hãy liên hệ Hotline: 0964 738 895 Innocom sẵn sàng hỗ trợ bạn.
