9 lời khuyên từ chuyên gia để lựa chọn và triển khai hệ thống ERP tối đa hiệu quả

Các chuyên gia trong lĩnh vực ERP và quản trị thay đổi đã chia sẻ quan điểm của họ về cách lựa chọn và triển khai hệ thống ERP giúp tối đa hóa đầu tư (Khái niệm về hệ thống ERP). Ngoài ra, họ cũng phác thảo các bước thực hiện để cải thiện việc các nhân viên sử dụng phần mềm chưa hiệu quả.

Việc triển khai một hệ thống ERP là một đề xuất đắt đỏ về mặt chi phí cũng như tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn lực. Theo thống kê năm 2018 chỉ có khoảng 42% doanh nghiệp đã thành công trong việc ứng dụng ERP. Tuy nhiên triển khai hệ thống ERP lại là một xu hướng cần thiết của tương lai 4.0. Bởi vậy các Công ty cần có một lộ trình dài hạn, khả thi trước khi áp dụng nó. Hãy cùng tham khảo 9 lời khuyên hữu ích dưới đây.

1. Sự cam kết từ lãnh đạo

“Các công ty có xu hướng đấu tranh nhất với việc áp dụng ERP là những công ty thiếu sự đồng tình từ quản lý cấp trên”, giám đốc tiếp thị của Daniele Fresca, IQMS, một nhà cung cấp giải pháp ERP theo ngành chia sẻ. “Những nhân viên ở cấp độ thấp thường không được đào tạo để tham gia vào các dự án mà không có sự ủng hộ của các lãnh đạo cấp cao”. Điều đó cho thấy rằng, Giám đốc điều hành không nhất định phải biết được chi tiết các hoạt động, cấu hình… Nhưng họ cần phải ủng hộ việc cải tiến và nhận ra những vấn đề gây nên sự chậm trễ cho dự án ERP, đôi khi là từ nhận thức về việc đào tạo nhân viên.

2. Tạo một danh sách các yêu cầu rõ ràng về tính năng và nhu cầu mở rộng trước khi xem xét các nhà cung cấp.

“Hãy Bắt đầu trước hết bằng cách xác định một cách cẩn thận phạm vi dự án của bạn”, Ed Talerico, giám đốc, Chiến lược Công nghiệp & Giải pháp, Infor, một nhà cung cấp các ứng dụng doanh nghiệp cho biết. “Cần tập trung vào các quy trình nghiệp vụ cụ thể mà Công ty đang tiến hành và các yêu cầu hệ thống cấp thiết nhất. Thậm chí, bạn có thể trả trước để các nhà cung cấp chi tiết hơn trong đề xuất của họ”.

Brian Shannon, Quản lý quy trình kinh doanh của Dolphin Enterprise Solutions, nói: “Nếu bạn chỉ có thể làm đúng 1 điều thì hãy tập trung vào việc liệt kê các yêu cầu về hệ thống”, “ Rất ít điều nào làm mất thời gian và ngân sách của dự án như là những yêu cầu không cần thiết và những yêu cầu chưa được liệt kê”. Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã làm việc với người hiểu rõ nhất về hệ thống.

Fresca nói thêm: “Thông thường, mọi người chọn một hệ thống ERP dựa trên các yếu tố như giá cả, công nghệ hiện đại hoặc sự hào nhoáng nổi tiếng của hệ thống đó tuy nhiên nếu không có sự phù hợp tốt, các công ty sẽ bị mất một khoản chi phí lớn với những giải pháp chắp vá”. Giải pháp đặt ra là ” Hãy tìm một hệ thống ERP đặc thù theo ngành, với các công cụ và tính năng được thiết kế để giải quyết các yêu cầu kinh doanh của bạn. Bạn sẽ có được lợi tức đầu tư và lợi ích lâu dài”.

3. Đừng quên xu hướng sử dụng di động

Ilan Paretsky, phó chủ tịch tiếp thị, Ericom Software, một nhà cung cấp giải pháp truy cập, ảo hóa và tăng tốc RDP cho biết: “Khi tính di động và BYOD (Bring Your Own Device – mang thiết bị cá nhân đi làm) tăng lên, việc truy cập hệ thống ERP từ máy tính để bàn không còn là lựa chọn duy nhất nữa. Hãy chọn giải pháp ERP cho phép người dùng làm việc hiệu quả trên điện thoại thông minh và máy tính bảng”. Tuy nhiên, đồng thời sẽ đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm được an toàn.

4. Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá trước khi chọn hệ thống ERP

Tom Brennan, phó chủ tịch Marketing, FinancialForce.com, một nhà cung cấp giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây cho biết: “Sự đánh giá kém và không xác định được tiêu chuẩn có thể dẫn đến việc triển khai kém. Những yêu cầu và ưu tiên mơ hồ có thể dẫn đến việc lựa chọn nhà cung cấp sai.” Ngoài ra, “Nếu thiếu sự tham gia từ đầu từ các bên liên quan đến hệ thống vào việc đánh giá có thể dẫn đến việc chấp nhận những lỗi hệ thống dẫn đến chậm trễ dự án cũng như trì hoãn ngày hưởng lợi từ hệ thống”

“Một mục khác mà nhiều tổ chức bỏ lỡ trong hệ thống ERP là báo cáo và số liệu”, Tiffani Murray, một nhà tư vấn công nghệ cho biết. “Hệ thống có tích hợp sẵn báo cáo hay bạn phải trả thêm tiền để cài đặt tùy chỉnh ra những báo cáo này? Ngoài ra đừng quên về vấn đề tích hợp. Một hệ thống ERP nếu không thể tich hợp được với các hệ thống cũ, quan trọng của bạn thì sẽ không thể là một giải pháp tốt”

5. Xem xét đánh giá từ những khách hàng cũ của nhà cung cấp

“Đầu tiên và quan trọng nhất, khi chọn một nhà cung cấp giải pháp ERP, hãy hỏi nhà cung cấp ít nhất ba khách hàng đã sử dụng sản phẩm của họ để tham khảo”, Reuben Yonatan, người sáng lập, GetVoIP.com nói. Sau đó, “hỏi những khách hàng này sau khi áp dụng ERP có ưu, nhược điểm gì và có gì cần cải thiện. Nếu một nhà cung cấp không thể cung cấp ít nhất ba khách hàng hài lòng, họ có thể không có kinh nghiệm bạn cần.”

6. Suy nghĩ trước khi bạn tùy chỉnh

“Hãy xem xét số lượng tùy biến cần thiết để định cấu hình và triển khai”, Steve Bittner, phó chủ tịch Dịch vụ của Unane – một nhà cung cấp phần mềm cho biết. “Các hệ thống được tùy biến cao sẽ tạo ra chi phí cao hơn, không chỉ trong triển khai ban đầu mà cả khi nâng cấp” ông nói. Những doanh nghiệp có yêu cầu đặc biệt cần phải xem xét xem những yêu cầu đó có thực sự cần thiết và ảnh hưởng lớn đến hoạt động của hệ thống hay không? (Xem thêm: Những lưu ý khi tùy chỉnh phần mềm doanh nghiệp) Nếu Công ty bạn có nhu cầu tùy chỉnh riêng biệt nhiều thì nên chọn những phần mềm có tính linh hoạt cao. Bạn có thể xem xét phần mềm ABMS của Innocom, là một giải pháp quản trị doanh nghiệp có khả năng tùy biến cao với chi phí không đắt đỏ.

7. Yếu tố thay đổi trong việc quản lý

“Thay đổi cách quản lý trong tổ chức là then chốt cho sự thành công của dự án ERP”, Matt Thompson, Phó chủ tịch dịch vụ chuyên nghiệp EstesGroup, một nhà cung cấp giải pháp công nghệ và quản lý ERP cho biết. “Các dự án ERP tiêu biểu đều tạo điều kiện cho sự thay đổi lớn trong các tổ chức có thể bao gồm thay đổi mô tả công việc hàng ngày hoặc loại bỏ một công việc hàng ngày. Nếu bạn phản ứng lại với điều này sẽ dẫn đến các rào cản khi áp dụng ERP”.  Như bạn thấy theo như thống kê dưới đây, có đến 60% là những thay đổi về mặt quản lý. 

8. Chỉ định một người quản lý dự án của doanh nghiệp

“Không chỉ dựa vào người quản lý dự án mà nhà cung cấp chỉ định, nên có ai đó trong đội ngũ của bạn cùng thực hiện việc này”, Morris Tabush, viện trưởng TabushGroup, một nhà cung cấp dịch vụ quản lý CNTT nói. “ Hãy chọn một ai đó trong tổ chức, người mà hiểu biết về quản lý các hệ thống phần mềm, để làm người quản lý dự án, người này sẽ chịu trách nhiệm thu thập tất cả các yêu cầu của các nhân viên sử dụng, học về hệ thống mới và làm việc với nhà cung cấp về chuyển đổi dữ liệu, phối hợp đào tạo và đóng vai trò là điểm tiếp xúc cho tất cả nhân viên trong Công ty.”

“Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quá trình triển khai ERP là dành thời gian, năng lượng và tiền bạc đáng kể để chọn đúng phần mềm và đối tác thực hiện, rồi để họ tự thực hiện. Trong khi rất khó cắt cử một người tham gia cùng. Việc triển khai ERP không đơn giản và chúng cực kỳ tốn kém vì vậy điều quan trọng là đưa người giỏi nhất vào cùng thực hiện”

9. Cung cấp thời gian và nguồn lực cần thiết để đào tạo về hệ thống ERP

Joel Schneider, đồng sáng lập, Liberty Technology Advisors, một công ty tư vấn CNTT chuyên về ERP cho biết: “Học cách vận hành hệ thống mới sẽ đòi hỏi một cam kết thời gian đáng kể, vì vậy nhóm dự án phải thực hiện các biện pháp chủ động để giảm gánh nặng cho nhân viên, xác định nhu cầu cụ thể của bộ phận, cho phép có đủ thời gian để phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo”.

Hơn nữa, điều quan trọng là “nhận ra rằng đào tạo hiệu quả nhất có thể không đến từ các nguồn bên ngoài. Các nhân viên am hiểu công nghệ trong các phòng ban có thể được hướng dẫn chuyên sâu hơn để trở thành chuyên gia cho chính nhân viên của họ”.