Để sử dụng phần mềm quản lý khách hàng một cách hiệu quả và không tốn nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa khi nhân viên yêu cầu thì phần mềm quản lý khách hàng phải hoạt động một cách căn bản. Trước tiên các bạn cẩn chuẩn bị một số yêu các yêu cầu sau :
1. Đơn vị phòng ban
Đơn vị phòng ban cũng là sơ đồ tổ chức của công ty. Khi các bạn hình thành một mô hình quản lý khách hàng các doanh nghiệp thường có một sơ đồ tổ chức về phòng bạn. Mỗi phòng ban nhân sự có vai trò khác nhau nên phần mềm CRM cũng sẽ có cách tổ chức khác nhau.
2. Người dùng
Trong mỗi đơn vị phong ban là nhân sự, mỗi nhân sự có vai trò khác nhau nên khi tạo người dùng trong phần mềm quản lý khách hàng thì nhân sự sử dụng phần mềm có vai trò là gì? Họ là nhân viên, trưởng phòng hay cấp quản lý từ đó có thể phân quyền cho người dùng ở mực độ phù hợp và quyền hạn trong doanh nghiệp.
3. Dữ liệu danh mục
Phần dữ liệu là phần quyết định có dùng phần mềm quản lý khách hàng lâu dài hay không? Nếu các bạn không hình dung được dữ liệu của doanh nghiệp cần sắp sếp như thế nào thì liên hệ với nhà tư vấn phần mềm quản lý khách hàng họ sẽ hỗ trợ Bạn tư vấn cho bạn về các vấn đề về thiết lập dữ liệu.
Vì thông thường các bạn thường dùng excle để lưu trữ thông tin khách hàng như vậy dữ liệu không thồng nhất được. Cái mà chúng ta cần ở phần mềm là linh động trong danh mục và thống nhất vì vậy các bạn cần quan tâm tới một số danh mục sau :
- Phân loại phân nhóm khách hàng.
- Danh mục mức độ tiềm năng (đối với khách hàng tiềm năng).
- Cấp khách hàng (Đối với khách hàng đã sử dụng dịch vụ sản phẩm).
- Phân loại công việc (Theo quy trình báo cáo công việc của các nhân viên).
- Phân loại cơ hội.
- Phân loại hợp đồng.
- Phân loại hỗ trợ.
- Và một số dữ liệu danh mục tình thành, quận, huyện…
Nếu có sự chuẩn bị tốt thì chúng ta sẽ có sự hài lòng về phần mềm quản lý khách hàng. Tránh trường hợp để các nhân viên có quyền tự ý thay đổi danh mục như vậy dữ liệu sẽ không được thống nhất “dễ bị rối” và sẽ tốn thời gian lọc dữ liệu.Với các chia sẻ trên đây, mong các bạn sẽ sử dụng tốt phần mềm quản lý khách hàng – CRM. Nếu còn thắc mắc hay có câu hỏi muốn đặt ra hãy liên hệ ngay Hotline: 0964 738 895 của Innocom để được giải đáp sớm nhất!
