PDCA – Phương pháp quản lý quy trình đơn giản nhất

Chu trình PDCA là một trong những phương pháp quản lý đơn giản nhất và dễ dàng nhất để kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục. PDCA có nghĩa là:

Plan: Kế hoạch

Do: làm

Check: kiểm tra

Act: hành động

Nó còn được gọi là phương pháp quản lý Deming hoặc Shewhart cycle.

Đôi khi nó còn được gọi là phương pháp quản lý PDSA  (với “S” là Study: nghiên cứu)

PDCA được dùng trong sản xuất sản phẩm mới hoặc giải quyết vấn đề, thực hiện dự án và nhiều lĩnh vực khác.

1. Nguyên mẫu của chu trình PDCA

Phương pháp quản lý PDCA xuất phát từ ý tưởng của Shewhart vào năm 1950 trong một hình thái khác. Thời điểm đầu, Chu trình chỉ bao gồm 3 phần là : xác định đặc điểm kĩ thuật- sản xuất – kiểm tra.  Ông xác định trong đầu rằng ông làm việc để phát triển sản xuất và từ đó nó cũng được nhiều người khác áp dụng cho mục đích giống như vậy

Edward Deming nổi tiếng thường ủng hộ điều này trong các bài phát biểu và những quyển sách của ông. Chỉ đến cuối năm 1950, ông mới mang đến một phương pháp quản lý PDCA dưới hình thức mới. Deming thường gọi PDCA là chu trình của Shewhart. Nhưng vì chu trình này được biết đến qua sự đề xướng của Deming, nên nó được biết đến như là chu kỳ của Deming.

Deming đã thực hiện một thay đổi nhỏ với nó và gọi nó là PDSA, vì ông muốn nhấn mạnh hơn về ‘Phân tích’ thay vì chỉ ‘Kiểm chứng’ hoặc ‘Kiểm tra’.

2. Ứng dụng của phương pháp quản lý PDCA

1. Chu trình PDCA chủ yếu được sử dụng trong lĩnh vực phần mềm để phát triển các chu trình hoạt động của phần mềm.
2. trong chu trình sản xuất công nghiệp và dịch vụ nó được sử dụng để phát triển sản phẩm mới
3. Nó cũng được ứng dụng trong quản lý dự án cũng như một số ngành khác
4. Chu trình này cũng được sử dụng trong việc thay đổi cách quản lí

3. Chu trình PDCA làm được gì?( và có tác dụng như thế nào)

Chu trình PDCA được tán thành bởi Deming tìm ra điểm quan trọng trong quá trình phát triển liên tục. Nó giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức. Sơ đồ dưới đây là một sơ đồ rất phổ biến giữa các chuyên gia về chất lượng và các sách quản lý.

Nào chúng ta hãy xem, các hoạt động trong từng giai đoạn của một chu trình PDCA.

Kế hoach:

1. Thiết lập các mục tiêu và mục đích để cải thiện hoặc phát triển mà bạn nhắm đến.
2. Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông số kỹ thuật rõ ràng.
3. Thành lập một nhóm thực hiện và đặt thời hạn
4. Ghi lại các dữ liệu được sử dụng, các nguồn lực cần thiết, chi phí dự kiến, rủi ro và các bước giảm thiểu rủi ro, nhân lực cần thiết, hỗ trợ cần thiết từ quản lý.
5. Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn, v.v.

Thực hiện:

1. Bám sát kế hoạch thực hiện, thực hiện tất cả các nhiệm vụ.
2. Cập nhật tiến độ với các bên liên quan
3. Tuân theo lịch trình và thông báo bất kỳ lo ngại cũng như những lưu ý trong quá trình thực hiện.

Kiểm tra:

1. Sau một thời gian thực hiện,cần xác nhận xem kết quả có như dự định và kế hoạch đặt ra không.
2. Ghi chú tất cả các thay đổi, sai sót, cách làm tốt nhất, điểm khó khăn và thách thức phải đối mặt
3. Xác định nguyên nhân gốc rễ cho các vấn đề

Hành động:

1. Sửa lỗi và tuân thủ các thông số kỹ thuật
2. Xác định các hành động phòng tránh cho tất cả các nguyên nhân ban đầu đã đưa ra
3. Thực hiện các hành động phòng tránh và kiểm tra xem kết quả có như mong đợi hay không.
4. Lặp lại các bước Làm-Kiểm tra-Hành động cho đến khi tất cả các mục tiêu được đáp ứng với sự hài lòng của các bên liên quan.

Bởi tất cả những điều trên, phương pháp quản lý PDCA sẽ giúp cải thiện hiệu suất của từng giai đoạn một cách ổn định và cân bằng.

Innocom sưu tầm