9 bước đơn giản lập kế hoạch triển khai CRM tốt nhất

Phần mềm quản lý khách hàng Vtiger CRM không còn xa lạ với hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Nổi tiếng là hệ thống quản lý toàn diện, Vtiger module có các tính năng từ quản lý, chăm sóc khách hàng đến liên kết nội bộ chặt chẽ bên trong doanh nghiệp. Nhưng có phải doanh nghiệp nào khi mới bắt đầu sử dụng cũng đã biết cách triển khai? Liệu các doanh nghiệp đang sử dụng đã có kế hoạch triển khai CRM hiệu quả? Bài viết này sẽ chia sẻ về 9 bước đơn giản để lập kế hoạch triển khai CRM tốt nhất cho mọi doanh nghiệp.

Dưới đây Innnocom xin chia sẻ 9 bước đơn giản để lập kế hoạch triển khai CRM tốt nhất

Một bản kế hoạch triển khai phần mềm CRM cụ thể, chi tiết và chuyên sâu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được thành công ban đầu và cả những giá trị về mặt phát triển lâu dài. Bởi vậy, ta phải lên xem xét trên mọi khía cạnh liên quan để lập kế hoạch triển khai CRM tốt nhất.

1. Xây dựng đội ngũ triển khai CRM chuẩn

Để áp dụng và triển khai tốt phần mềm CRM như Vtiger tiếng việt,..thì việc xây dựng một đội ngũ triển khai tốt là điều rất quan trọng. Đội ngũ triển khai chuyên nghiệp sẽ thực hiện dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Trước khi thực hiện việc lên kế hoạch, doanh nghiệp cần xây dựng hoặc đào tạo đội ngũ nhân viên sẽ triển khai phần mềm đầu tiên, đội ngũ đó chắc chắn phải gồm có: người điều hành chung, người quản lý dự án, người quản trị CRM và người sử dụng,..

2. Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Làm việc gì cũng cần có mục đích và sử dụng phần mềm CRM cũng vậy. Doanh nghiệp cần phải đề ra ngay từ ban đầu những mục tiêu vĩ mô muốn đạt được cho kế hoạch triển khai sử dụng. Những mục tiêu đặt ra phải tạo cụ thể, rõ ràng và tạo sức ép, động lực để đạt được nó. Ví dụ như mục tiêu về số lượng khách hàng, về doanh thu, cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng hay tăng tỉ lệ chuyển đổi,…

Những mục tiêu đưa ra cần gắn vào từng giai đoạn phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất. Lên kế hoạch cần tập trung vào những mục tiêu có thể đánh nhanh thắng nhanh nhưng cũng phải chú ý các mục tiêu dài hạn.

3. Xác định yếu tố đầu ra của CRM  

Xem xét lại quy trình làm việc của doanh nghiệp với hệ thống phần mềm CRM để hiểu nó được quản lý như thế nào. Từ đó xét xem những dữ liệu nào muốn CRM đo lường và đánh giá hay theo dõi trong suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Xác định các dữ liệu cần CRM quản lý

Cụ thể hóa các dữ liệu mà CRM cần quản lý như các cơ hội kinh doanh, các chiến dịch, người liên lạc, đầu mối hay bất kỳ mối quan hệ nào cần được quản lý.

5. Chuẩn bị dữ liệu nhập vào CRM

Sau khi xác định được dữ liệu cần CRM quản lý, doanh nghiệp cần xác định dữ liệu đó lấy từ thời điểm nào để chuẩn bị. Sau đó dữ liệu được nhập vào phần mềm một cách đầy đủ và chính xác nhất. Như phần mềm Vtiger CRM, loại dữ liệu nhập vào có thể là các thông tin về khách hàng, các số liệu liên quan đến giao dịch, doanh thu,…

6. Tích hợp dữ liệu

Dữ liệu cần được tổng hợp lại đầy đủ, chính xác kể cả khi không sử dụng phần mềm. Đối với doanh nghiệp sử dụng CRM thì đây cũng là cơ sở để phần mềm hoạt động hiệu quả hơn. Các dữ liệu sau khi đưa vào hệ thống phải được liên kết chặt chẽ, liên quan với nhau để khi truy cập thuận tiện và dễ dàng hơn.

7. Phân quyền sử dụng

Đối với một số thông tin, chỉ có một bộ phận nhất định có trách nhiệm giám sát và được quyền truy cập, truy xuất, sử dụng dữ liệu. Bởi vậy, việc phân quyền sử dụng trong phần mềm CRM là rất cần thiết để giám sát, quản lý và tăng hiệu quả công việc.

8. Quản trị rủi ro

Đã bỏ ra một lượng chi phí sử dụng, doanh nghiệp chắc chắn phải xác định xem mình được gì và mất gì. Từ đó lên kế hoạch để tận dụng triệt để những cơ hội có được và đưa ra phương thức khắc phục đối với những khó khăn có thể gặp phải. Mọi doanh nghiệp đều phải có bước này mỗi khi lên bất kể một kế hoạch nào.

9. Rút ra báo cáo và tạo một kế hoạch triển khai CRM thông qua người dùng

Sau khi phân tích và đánh giá các yếu tố liên quan, doanh nghiệp phải đưa ra bản báo cáo về những điểm thuận lợi, khó khăn, những thông tin cần có,…Từ đó, rút ra bản kế hoạch triển khai CRM phù hợp.

Nhiều doanh nghiệp dừng lại ở đây mà chưa thông qua người dùng khiến dự án CRM thất bại nhanh chóng. Điều này phản ánh thực chất xem việc lập kế hoạch triển khai CRM tốt nhất hay chưa. Mọi kế hoạch sau khi được tiến hành cần tham khảo ý kiến người dùng để chỉnh sửa và lập ra bản kế hoạch đảm bảo hiệu quả nhất, tạo đà cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Đó là 9 bước đơn giản để lập kế hoạch triển khai CRM tốt nhất. Sau khi có được bản kế hoạch, doanh nghiệp cần tiến hành hướng dẫn sử dụng Vtiger cho nhân viên, những người trực tiếp sử dụng để có thể hiện thực hóa kế hoạch thành công, giúp doanh nghiệp phát triển đột phá về mặt lâu dài.