English 
Hầu hết các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay không thể áp dụng 100% cho doanh nghiệp ngày từ lần đầu triển khai. Bởi mỗi một doanh nghiệp có những đặc thù quản lý kinh doanh riêng biệt. Vì vậy cần có những yêu cầu riêng biệt cho mỗi dự án để mang có thể phát huy được lợi ích từ phần mềm quản lý. Bài viết tham khảo từ những kinh nghiệm được đúc kết từ những nhà triển khai dự án.
Chỉnh sửa theo yêu cầu riêng (customize) – hiểu thế nào?
Tùy thuộc vào tính chất công việc, có thể phân loại customize gồm:
- Phát triển mới các nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các tình huống xuất hiện tại doanh nghiệp.
- Xây dựng bài toán riêng của ngành hoặc do quy trình công nghệ sản xuất khác biệt có tại doanh nghiệp.
- Phát triển mới các báo cáo đặc thù theo yêu cầu của doanh nghiệp khai thác từ cơ sở dữ liệu của phần mềm.
- Xây dựng hoàn thiện những tiện ích có thể nâng cao năng suất khai thác và sử dụng phần mềm.
Để đạt được mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp bằng cách áp dụng công nghệ thông tin thì việc phát triển tùy biế dựa trên yêu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp là điều cần thiết. Tuy nhiên xét về vấn đề này luôn có 2 mặt lợi và hại song song mà các doanh nghiệp cũng như các nhà phát triển cần chú ý.
Với những yêu cầu khách hàng cần phân định rõ giữa nghiệp vụ còn thiếu và chưa xử lý đủ tình huống với chương trình đi theo quy trình cũ hiện cũ của doanh nghiệp. Những người sử dụng cuối thường có xu hướng đưa những công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà không mấy khi để ý đến việc thay đổi quy trình quản lý cho hoàn thiện kết quả là các yêu cầu có thể bị sai.
Với những bài toán customize kiểu đầu tiên cần phân định rõ nghiệp vụ còn thiếu hay chưa xử lý đủ tình huống với việc bắt chương trình đi theo quy trình cũ hiện có của DN. Người sử dụng, đặc biệt là người dùng cuối thường có xu hướng đưa nguyên công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quy trình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu customize bị sai.
Một trong những yêu cầu hay gặp nhất đó là: chỉnh sửa các tiện ích có trong phần mềm. Nếu đứng dưới góc độ quản lý cần xem xét một cách nghiêm túc bởi bất kỳ một thay đổi nào cũng có thể phá vỡ một quy trình chuẩn. Bởi vậy, khi gặp phải những yêu cầu thay đổi về mặt tiện ích đặc biệt là hiệu chỉnh dữ liệu, nhà cung cấp cần xem xét vấn đề kỹ lưỡng giữ vững nguyên tắc tránh sa lầy vào những vấn đề không cần thiết.
Customize ra sao?
Khi tiến hành customize bản thân NCC cần phân định rõ các lớp bài toán phải làm và thống nhất được với khách hàng khối lượng công việc. Tuy nhiên, thực tế đây là vấn đề rất khó khăn do yêu cầu của khách hàng không được nêu ra hết mà thường phát sinh trong quá trình thực thi triển khai. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho đơn vị cung ứng. Tương tự như việc xây nhà, nếu yêu cầu thiết kế đầy đủ ngay từ đầu thì dễ nhưng vừa làm vừa thiết kế, sửa chữa, thay đổi sẽ rất tốn công sức và thời gian. Khắc phục điều này, khách hàng cần phải biết hoạch định rõ và giới hạn bài toán đặc thù hóa trong phạm vi cho phép và tuân thủ theo yêu cầu này, tránh phát sinh tiếp trong quá trình triển khai.
Ngay cả khi đã có yêu cầu customize bản thân khách hàng cũng nên theo sát quá trình phân tích, thiết kế trước khi NCC tiến hành phát triển các chức năng cộng thêm. Điều này cho phép giảm thời gian thử nghiệm, kiểm tra trước khi quyết định tích hợp vào bài toán chung. Nếu thực thi tốt, thời gian customize sẽ giảm đáng kể và ít khả năng phát sinh rủi ro khi triển khai.
Customize dưới góc nhìn của NCC
Hầu hết các nhà cung cấp thường không thích chỉnh sửa những yêu cầu riêng vì nếu không kiểm soát tốt sẽ làm mất rất nhiều thời gian và phát sinh chi phí. Do áp lực về mặt thời gian mà khi thực thi các yêu cầu customize các nhà nghiêm cứu thường bỏ qua giai đoạn test thử kéo theo hàng loạt những sai sót khi nhập dữ liệu chưa qua sàng lọc.
Thực tế hiện nay tồn tại 2 xu hướng. Có nhà cung cấp thực hiện rất tốt các customize theo yêu cầu của khách hàng. Và một số khác lại gần như áp đặt việc bán đóng gói và chỉ thực thi customize trong khâu lập báo cáo đặc thù.
Tính toán chi phí cho customize
Khi khảo sát chi tiết dự án các nhà cung cấp có thể hoạch định được khối lượng công việc customize cần làm. Tuy vậy, việc tính chi phí phát sinh cho công việc customize thường gây tranh luận, mâu thuẫn. Bản thân khách hàng thường không chấp nhận những khoản phí phát sinh này hoặc sẽ yêu cầu mức phí khá thấp. Để có thể cân bằng lợi ích của cả hai bên cả nhà cung cấp và khách hàng cần bàn bạc để hiểu rõ vấn đề cũng như công việc của nhau.
Trong thời gian qua, có rất nhiều trường hợp triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại Việt Nam phát sinh chi phí gấp 3 lần chi phí chào bán. Đây là vấn đề mà các nhà cung cấp phần mềm Việt Nam đang đau đầu khi thỏa hiệp và phân tích với khách hàng. Để tránh những tranh cãi mâu thuẫn các nhà cung cấp nên có khung giá cụ thể cho những yêu cầu customize trong quá trình thương thảo hợp đồng để khách hàng có thể lường trước những chi phí phát sinh.
Có thể nói, customize là bạn đồng hành trong việc triển khai các giải pháp quản lý doanh nghiệp qua ứng dụng công nghệ thông tin. Để việc customize diễn ra thuận lợi và hiệu quả, nhà cung cấp và khách hàng cần hiểu rõ lợi – hại của việc triển khai customize, từ đó có hoạch định tốt ưu nội dung, thời gian thực thi cũng chi phí dự kiến để hợp lý cho cả hai bên.
Phần mềm ABMS được phát triển bởi các chuyên gia hàng đầu Innocom mang đến cho khách hàng giải pháp tương tự ERP có khả năng tùy biến theo như cầu sử dụng của từng doanh nghiệp.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải pháp quản lý doanh nghiệp tối ưu cho chính doanh nghiệp của bạn
