Asana-Công cụ quản lý dự án tối ưu

Trong những năm gần đây, các ứng dụng hỗ trợ thực hiện dự án đã trở nên đa dạng và ngày càng phổ biến với nhiều tính năng ưu việt. Cùng với Trello, Redmine hay Toodledo, Basecamp, Clinked, phần mềm Asana cũng là một công cụ khá thú vị và tiện ích giúp người sử dụng có thể làm việc theo nhóm mà không cần thông qua email. Hiện nay, rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ trợ giúp cho các dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare.

Giới thiệu các tính năng nổi bật

Được phát triển bởi người đồng sáng lập Facebook Dustin Moskovitz và kỹ sư Justin Rosenstein với mục đích ban đầu là thúc đẩy tiến độ làm việc của nhân viên tại Facebook, Asana được biết đến như một SAAS với tính năng nổi bật chính là sự đơn giản. Với thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, người sử dụng sẽ không phải mất quá nhiều thới gian để “làm quen” với ứng dụng độc đáo này. Asana mang đến cho người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua những không gian (workspace) riêng cho mỗi team dự án với đầy đủ tên dự án, deadline hoàn thành, trình tự ưu tiên công việc. Ngoài ra, Asana còn cho phép người sử dụng theo dõi tiến độ công việc trên tablet, smartphone hay máy tính để bàn hoặc thêm vào những comment, file đính kèm, ghi chú, inbox … một cách hết sức linh hoạt để có thể cập nhật và kiểm soát tính hiệu quả của công việc một cách nhanh chóng, chi tiết hơn, đồng thời tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án.

Một ưu điểm nổi bật nữa của Asana chính là: khác với rất nhiều công cụ hỗ trợ thay thế, Asana hoàn toàn miễn phí cho các nhóm từ 15 thành viên trở xuống. Với những tính năng vượt trội đó, Asana hiện nay đang trở thành một công cụ hỗ trợ quản lý dự án phổ biến và nhận được sự tin cậy từ người sử dụng.

Hướng dẫn download

Việc download công cụ tuyệt vời này có thể được thực hiện dễ dàng trên các địa chỉ phổ biến như Google Play, Apple AppStore, BlackBerry App World … Chỉ với những bước cài đặt vô cùng đơn giản và nhanh chóng, bạn đã sở hữu được một trong những “người cộng sự” hữu ích cho những dự án và kế hoạch trong tương lai.

Hướng dẫn một số thao tác cơ bản khi sử dụng Asana.

Để bắt đầu với chương trình Asana, bạn hãy truy cập vào trang asana.com để tạo tài khoản theo 2 cách: sử dụng tài khoản Google hoặc sử dụng tài khoản công ty. Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra với đường link xác nhận tài khoản. Bạn chỉ cần click vào link đó để hoàn thiện hơn bản profile của mình và sẵn sàng sử dụng những tiện ích vượt trội nhất của Asana.

Sau khi khởi động chương trình, giao diện Asana sẽ hiện ra với 3 mảng chính:

Mảng bên trái sẽ giúp cho bạn cái nhìn tổng quan không gian làm việc cùng với những thông tin khái quát nhất về dự án của bạn (ở thẻ “Project”). Mỗi lần chạy ứng dụng, bạn chỉ có thể truy cập vào một không gian làm việc nhất định mà Asana sẽ chọn giúp. Đây đồng thời cũng là góc mà bạn thực hiện những thao tác liên quan đến việc quản lý dự án như: thêm thành viên mới cùng thực hiện dự án, tạo một dự án mới, tạo group thực hiện dự án và quản lý việc đánh dấu (“tag”) với người khác. Tên của các dự án khác cũng sẽ được hiện ra ở cuối mảng này giúp bạn dễ dàng tìm thấy dự án mà mình đang thực hiện. Khác với việc thực hiện dự án theo phong cách truyền thống, chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể mở ra một “phòng dự án” riêng biệt.

Nếu như mảng bên trái cung cấp những thông tin khái quát về dự án thì mảng ở chính giữa chiếm phần lớn giao diện của Asana lại đóng vai trò chủ đạo trong các bước cụ thể thực hiện dự án. Để tạo ra một “văn phòng” làm việc đúng như thực tế, Asana có đầy đủ các công cụ thiết thực như: to-do-list, phân loại công việc, các kế hoạch, dự định.

Nguồn: http://project-management.com/wp-content/uploads/2012/06/asana-screenshot.png

Sau cùng là mảng bên phải được thiết kế với diện tích khá “khiêm tốn” so với 2 mảng còn lại, đóng vai trò như một bảng ghi chú kèm theo và được sử dụng để bạn bổ sung thêm một số chi tiết cầ lưu ý về các hạng mục dự án đã được quy định trong mảng giữa. Chỉ cần click vào thanh ” Write the Asana review”, bạn sẽ dễ dàng thấy ngay tên từng thành viên với những công việc được phân công cụ thể, đồng thời có thể thêm vào một số comment. Nếu đã hoàn thành một công đoạn nào đó, chỉ cần đánh dấu tick vào trước công việc đó là bạn đã có thể thông báo cho tất cả các thành viên còn lại. Đây chính là một trong số rất nhiều những tính năng khác biệt khiến Asana trở thành một phần mềm có tính tương tác cao: như một group nho nhỏ trên Facebook, nếu một thành viên trong nhóm dự án viết bình luận cho một hạng mục cụ thể nào đó, những người khác sẽ được thông báo ngay lập tức. Với Asana, bạn sẽ không còn cần phải “vật lộn” với hàng tá những email chỉ để cập nhật những thông tin về tiến độ dự án mà mình đang thực hiện. Tính năng này giúp bạn có thể theo dõi dự án một cách rất tiện lợi, tiết kiệm được khá nhiều thời gian, do đó sẽ đẩy nhanh chất lượng và năng suất công việc.

Cách tạo project trong Asana:

• Click vào biểu tượng (hoặc Projects +) ở phía cuối của pane bên trái.
• Một project mới sẽ được tạo ra cùng với một không gian làm việc ở pane chính giữa.
• Sau đó, bạn có thể tùy ý đặt tên cho Project và thêm vào những task cần làm.

Các thao tác với Task:

Tạo Task mới:

• Chọn một dòng trong pane chính giữa và nhấn Enter.
• Gõ tên task.
• Tùy chỉnh deadline, người thực hiện, kế hoạch, thẻ, mô tả, hoặc các nhiệm vụ nhỏ hơn nếu cần thiết bằng cách click vào biểu tượng bên phải dòng task.

Một dòng task đặc trưng của Asana.

•  Đánh dấu Task đã hoàn thành

Để báo hiệu cho các thành viên khác trong nhóm dự án biết được một Task nào đó đã được hoàn thành, bạn có thể click vào biểu tượng bên trái mỗi Task hoặc click vào biểu tượng ở pane bên phải.

• Tổng hợp các Task đã hoàn thành
• Bạn click vào phía trên góc phải pane chính giữa và chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp những Task đã hoàn thành. Như vậy, sau này bạn sẽ dễ dàng tìm được danh sách những Task đã làm trong quá trình thực hiện dự án.

Cách làm việc với Calendar:

Tính năng này giúp việc theo dõi và giám sát tiến độ công việc trong nhóm dự án trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Các thao tác sử dụng Calendar, bạn có thể tham khảo tại đường link sau:

https://asana.com/guide/videos/visualize-goals

Để hình dung dễ dàng hơn các thao tác trong Asana, bạn có thể xem thêm các video tại các link:

https://www.youtube.com/watch?v=yJFH8zPkcjc

https://www.youtube.com/watch?v=jOEPRT4VrO8

Nhìn chung, Asana là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án khá đơn giản và tiện dụng với giao diện đơn giản, thân thiện với người sử dụng. Asana giúp người sử dụng có thể quản lý công việc của riêng mình và trên hết là nối kết các thành viên trong nhóm thực hiện dự án với nhau trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Tuy nhiên nếu bạn cần quản lý sâu rộng hơn đến các hoạt động khác của Công ty thì bạn nên tham khảo phần mềm Vtiger CRM – Một công cụ tuyệt vời cho các doanh nghiệp Việt Nam.