Hướng dẫn làm việc từ xa – Innocom Remote work guide

Business Continuity: Remote Work Plan

Remote work plan của Innocom:

1. Đảm bảo các thành viên có thể sử dụng 

• Máy tính cá nhân ở nhà có đầy đủ cam, mic, khả năng hoạt động ổn định
• Online chat (Telegram) 
• Online meeting (Google Meet) – Trong đó đã biết cách, tạo, join cuộc họp, share màn hình, điều khiển cuộc họp, xử lí lỗi cơ bản, đảm bảo cam mic hoạt động 
• Remote vào máy công ty với những nhiệm vụ cần máy công ty để thực hiện
• Drive chung 
• Các công cụ làm việc nhóm chung: Google Docs, Google sheet, Draw.io, Whiteboard awwapp.com
• Tổng đài điện thoại: Zoiper, IP Phone cá nhân, Innophone bản web và app 
• Đảm bảo truy cập được website, mail, CRM và các hệ thống khác đảm bảo cho công việc 

2. Các thành viên nắm được các quy định chung khi thực hiện remote work 

• Thực hiện clock in – clock out trên CRM hoặc group Attendance 
• Member vẫn cần available đúng giờ làm việc trừ trường hợp ngoại lệ được trao đổi riêng 
• Member cần có phản hồi ngay trong vòng 5 phút khi có tương tác, trong trường hợp đang bạn một việc khác cần hoàn thành trước, cần thông báo với người kia là đang bận việc đó và dự kiến trả lời vấn đề người kia đang cần trao đổi khi nào 
• Member cần viết rõ các kết quả đạt được, các kế hoạch và tổng hợp các issue gặp phải cùng các lịch họp định kì trong sheet cá nhân đã được gửi mẫu
• Member đều có quyền video call bất kì lúc nào trong thời gian làm việc quy định
• Người nhận video call cũng có quyền từ chối nhưng cần thông báo thời gian có thể gặp được.
• Khi video call thì 2 bên cần phải bật cam, việc background bừa bộn hay đầu tóc quần áo chưa được chải chuốt không phải là lý do chấp nhận được cho việc không bật cam
• Member cần tự chuẩn bị sẵn sàng và chủ động các công cụ làm việc, nếu gặp trục trặc kỹ thuật cần thông báo ngay 
• Member nên chuẩn bị môi trường làm việc riêng biệt tập trung để có hiệu suất công việc cao, và nên ăn mặc lịch sự để tiện việc trao đổi
• Member cần thực hiện nghiêm ngặt việc đảm bảo bảo mật máy tính và tài liệu, các tài liệu cần có ổ khóa nếu có khả năng để lộ thông tin của công ty và của khách hàng tại nơi sinh sống. Máy móc cần được đặt mật khẩu có độ bảo mật cao. Và cần lock màn hình khi ra ngoài. Tất cả các việc này cần được revise. 
• Nếu làm việc tại quán cafe hay nơi công cộng khi thực hiện họp cần đảm bảo đeo tai nghe và giữ âm lượng nói chuyện ở mức độ bảo mật