10 tuyệt chiêu nâng cao hiệu quả làm việc của team IT

Các leader IT luôn tìm cách tăng hiệu suất của team mình lên. Bởi khi team IT làm việc kém hiệu quả, điều này sẽ ảnh hưởng các hoạt động kinh doanh và ngăn cản sự phát triển của công ty. Không chỉ vậy, một team IT kém cỏi cũng sẽ giới hạn khả năng đáp ứng các nhu cầu của thị trường, kéo dài thời gian để phát triển và phát hành các sản phẩm và dịch vụ mới, đồng thời làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Mike Guggemos, CIO của nhà cung cấp dịch vụ Công nghệ thông tin và dịch vụ toàn cầu, nói: “Nếu bạn muốn cải thiện hiệu năng của nhóm, hãy tham gia vào nó”. “Rất ít quyết định tốt đã từng được thực hiện nếu bạn chỉ biết đặt mông trên ghế.”

Dưới đây là 10 tuyệt chiêu để giúp team IT của bạn thật sự thành công:

Tham khảo: Phần mềm quản lý khách hàng

Hướng dẫn sử dụng Vtiger

1. Có mục tiêu rõ ràng

Việc giữ các thành viên của team IT trong bóng tối sẽ giết chết tinh thần của họ. Mike Duensing, CTO của bộ công cụ giao diện người dùng Skuid, cho biết: “Điều quan trọng là bạn phải thông báo cho mọi nhân viên về tình hình kinh doanh và công việc mà họ đang làm để hướng mọi người về mục tiêu chung của công ty. Họ cần phải cảm thấy rằng họ có đóng một vai trò trong sự thành công của công ty.”

Các leader công nghệ thông tin có thể bắt đầu thúc đẩy những thành viên trong team IT bằng sự thẳn thắng. Điều mà nhiều khi bị lờ đi với việc các sếp cứ phí thời gian nói chuyện vòng vo một cách chung chung trong khi họ thực sự chỉ cần giải thích những gì đang xảy ra trong công ty và cho thấy rõ ràng lý do vì sao dự án lại có ý nghĩa, Guggemos giải thích.

Thiết lập các mục tiêu cá nhân ít nhất là mỗi quý một lần và sau đó xem xét chúng một cách kĩ càng cũng rất quan trọng. “Để đảm bảo các thành viên trong đội của bạn liên tục cải thiện, các mục tiêu cần bao gồm việc đào tạo để phát triển kỹ năng – kỹ thuật và kinh doanh”, Duensing đưa ra lời khuyên.

2. Cho nhân viên của bạn những công cụ họ cần để thành công

Trang bị cho lập trình viên những phần mềm không đầy đủ hoặc lỗi thời sẽ dẫn đến hiệu năng kém. Buộc các thành viên trong nhóm phải lãng phí thời gian vào các task đơn điệu và gây bất lợi cho thành công lâu dài. “Các công cụ tự động hoá sẽ giúp thay thế nhân viên làm những công việc nhàm chán không đòi hỏi kĩ năng”, David R. Lee, Giám đốc điều hành của Kastling Group, một công ty chiến lược về CNTT với trụ sở tại Arlington, cho biết.

Guggemos lưu ý rằng chưa bao giờ áp dụng qui trình tự động hoá hoạt động CNTT lại dễ dàng đến như vậy – “Điều cốt yếu cần ghi nhớ là hầu hết các công nghệ hiện đại được xây dựng trong vòng 5 năm trở lại đây đều có các tool được xây dựng để giám sát, quản lý và, trong một số trường hợp, để tự sửa lỗi”.

3. Theo dõi chặt chẽ về KPI

Các chỉ số hoạt động (KPI) rất quan trọng để giám sát năng suất CNTT nói chung. Tuy nhiên, nhiều bộ phận CNTT tập trung vào các chỉ số sai. Mark Thomas, chủ tịch của Escoute Consulting, một công ty tư vấn quản trị công nghệ thông tin cho biết: “Lựa chọn các chỉ số hoạt động về những gì thật sự quan trọng đối với công việc kinh doanh chứ không chỉ riêng CNTT”.

Thomas thích gắn các yếu tố thành công quan trọng liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, cũng như nhu cầu của các bên liên quan. Ông cảm thấy rằng cách tiếp cận này đảm bảo rằng “nhiều chỉ số KPI cũng có thể được sử dụng làm các chỉ số rủi ro (KRIs) để cảnh báo về quản lý CNTTcho công ty”, Thomas nói.

4. Theo dõi đội của bạn

Làm việc chăm chỉ là rất tốt. Tuy vậy, làm quá sức sẽ chỉ mang tới sự thất vọng, sai lầm và năng suất giảm. Lee tin rằng cách tiếp cận tốt nhất là giải quyết tình trạng quá tải là đảm bảo rằng nó không bao giờ xảy ra. Ông nói: “Để ngăn chặn sự thất bại của nhân viên, phải có lịch làm việc thật hợp lí. Cũng như nên mở tiệc mừng nho nhỏ để các nhân viên có thể xả stress và cảm thấy thoải mái”.

Mike Orosz, giám đốc cấp cao của Citrix, phân tích sâu hơn – “Hãy đi bộ với các đồng nghiệp, ăn trưa với nhau, dừng lại để nghỉ giải lao “- anh cho biết – “Những sự nghỉ ngơi đơn giản này có thể thúc đẩy một môi trường đồng đội thân thiện hơn rất nhiều và tác động tích cực đến hiệu suất”.

5. Giúp các nhân viên cảm thấy hài lòng và được trọng dụng

Một trong những bí mật hay nhất của người quản lý là nghệ thuật đưa ra nhiều mục tiêu – hay còn gọi là mục tiêu cascade. “Kỹ thuật này không phải là mới, nhưng là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hoạt động của một tổ chức”, Thomas lưu ý.

Một mục tiêu cascade về cơ bản là một phương pháp phân tích và chia tách mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ phù hợp cho các thành viên. Nhiệm vụ của leader là mô tả những đóng góp mà các thành viên trong team IT của họ có thể đạt được để đạt kết quả cao hơn. Thomas cho biết: “Điều này cho phép mỗi người nhận ra giá trị của những thành tựu đạt được và sự đóng góp của họ ảnh hưởng đến việc thực hiện các lợi ích như thế nào”

6. Chống lại sự cám dỗ để quản lý vi mô

Giống như các bậc cha mẹ có con học lái xe đạp, hầu các Tech lead cũng phải chấp nhận để nhân viên mình vấp ngã và tự học hỏi. Alan Zucker, nhà sáng lập ra Project Management Essentials, một công ty cung cấp dịch vụ quản lý dự án và các dịch vụ phát triển phần mềm, cho biết: “Các Tech lead sẽ nói rằng họ ủng hộ sự trao quyền, nhưng thường thì họ lại làm ngược lại và khá là phát xít” – Ông phân tích – “Đó là một phản ứng thông thường, nhưng nếu họ muốn tạo ra một nền văn hoá mới, họ phải thể hiện khả năng chấp nhận những thay đổi.” Guggemos nói thêm: “Nguyên tắc cơ bản là các đội lãnh đạo và quản lý phải tham gia vào các dự án, nhưng điều quan trọng là họ phải cho phép nhân viên của mình có tầm ảnh hưởng hơn trong project.”

7. Khuyến khích nhân viên mở rộng và nâng cao kiến ​​thức

Một Tech lead thành công sẽ khuyến khích nhân viên bằng cách cung cấp các cơ hội thăng tiến kỹ năng. Orosz giải thích: “Cho các thành viên trong nhóm cơ hội để tham dự các hội nghị và các sự kiện chuyên môn sẽ không chỉ đưa họ đến với những ý tưởng mới và công nghệ mà còn nâng cao tinh thần của các thành viên trong nhóm”

Có thể bạn muốn biết: Tổng đài Call Center Vtiger siêu tiết kiệm

8. Xem xét phương pháp tiếp cận mới

Chris Fielding, CIO của Sungard Availability Services, cho biết: “Sự tăng trưởng mạnh mẽ nhất đối với hoạt động CNTT là sự xuất hiện của các phương pháp mới giúp đưa các nhóm kinh doanh và CNTT gần nhau hơn. Điều này thường dẫn đến các giải pháp đơn giản phù hợp hơn với quy trình kinh doanh và dễ thực hiện hơn.”

Dave West, Giám đốc điều hành của Scrum.org, cho biết: “Các tổ chức cần ngừng suy nghĩ về công việc như một cái máy bằng cách chỉ cần lợi dụng một số đòn bẩy”. Thay vào đó, hãy suy nghĩ một cách toàn diện về môi trường mà các nhóm làm việc và tầm nhìn của công việc đó có thể được truyền đạt tốt hơn như thế nào”

9. Sử dụng các kỹ thuật quản lý mới nhất đã được chứng minh

Nhiều tech lead đang đẩy mạnh vai trò của họ chỉ dựa trên kiến ​​thức về công nghệ của mình. Zucker nói: “Họ có khuynh hướng nghĩ rằng nhân viên của họ là vật dụng tài nguyên hoặc các quy trình quản lý”.

Mặt khác, ngày nay chúng ta đã công nhận sự phức tạp của môi trường hoạt động và sức mạnh của các cá nhân khi được trao quyền cũng như sự động viên có thể giải quyết các vấn đề. Zucker nhận xét: “Việc chấp nhận chuyển giao qua cách thức quản lý 3.0 và thực sự thực hiện nó đòi hỏi rất nhiều sự tin tưởng và can đảm từ ban lãnh đạo”.

10. Tham khảo các ý kiến bên ngoài đáng tin cậy

Các Tech lead thường phải đối mặt với các vấn đề công nghệ mà họ không thể nhìn thấy hoặc đánh giá đầy đủ về tác động của nó đối với công ty. “Có đôi mắt bên ngoài có thể giúp nhận ra những tác động này, đồng thời cung cấp những hiểu biết sâu sắc về các xu hướng và công cụ của ngành, nhằm có thể đạt được hiệu quả tối ưu trong việc quản lý hiệu suất”, Thomas nói.